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Aktuelle Entwicklungen zum Thema Stadtkasse

(24.09.2020)
Im Rahmen der heute durchgeführten Pressekonferenz wurden folgende Erkenntnisse der Öffentlichkeit präsentiert:

Sofort nach Bekanntwerden der Unregelmäßigkeiten in der Stadtkasse Ende Februar 2020 wurde eine Funktionstrennung in der Stadthauptkasse vorgenommen, d. h. dass die Bewirtschaftung der Geldmittel und die Vornahme von Buchungen in derselben Organisationseinheit voneinander getrennt wurden.

 

Forensische Untersuchung:

Die Forensische Untersuchung durch die KPMG  hat aufgrund der vorliegenden Unterlagen ergeben, dass bewusst Handlungen gesetzt wurden, die den Bargeldabfluss aus der Stadthauptkasse verschleiern sollten. Der Verbleib des Bargeldes kann nicht nachvollzogen werden. Es steht jedoch fest, dass MEUR 1,76 in den Jahren 1997 – 2019 aus dem Bargeldbestand des Magistrates Klagenfurt abgeflossen sind.

Der im Verdacht stehende ehemalige Mitarbeiter meinte zu seiner Nachfolgerin, dass dieser Saldo jedes Jahr vorhanden sei und dass sie diesen Saldo ausgleichen solle. Auskunftsgemäß sagte er: „Wer soll denn das schon kontrollieren?“ und „Das wird ja eh nicht kontrolliert.“

 

Schwachstellenanalyse:

Die in der Folge von der KPMG vorgenommene Schwachstellenanalyse ergab im Wesentlichen:

  • Keine Trennung der Bewirtschaftung des Bargeldes und der Buchung des Geschäftsfalles (keine Funktionstrennung)
  • Mangelhaft umgesetztes Vier-Augen-Prinzip
  • Keine effektive Kontrolle durch die Abteilung Rechnungswesen
  • Keine wirksame Prüfung durch das Kontrollamt

 

Der heutige Wissensstand dazu ist folgender:

Von 1997 bis 2019 – also 23 Jahre – fehlt in der Stadthauptkasse ein immer größer werdender Betrag. Das Drama dabei ist, dass weder die Abteilung Rechnungswesen noch das Kontrollamt dahinter gekommen sind. Das gibt es nicht – über eine so lange Zeitspanne.

Die Verantwortung dafür liegt einerseits beim  Leiter der Abteilung Rechnungswesen (Organisationsverantwortung) und andererseits beim Leiter des Kontrollamtes (Prüfverantwortung).

Der Leiter der Abteilung Rechnungswesen hatte großes Vertrauen in den ehemaligen städtischen Mitarbeiter und verabsäumte es, in der Stadtkasse aufgrund des hohen Risikos bei Bargeldtransaktionen eine Funktionstrennung vorzunehmen.

Unter Funktionstrennung versteht man das Aufteilen von Arbeitsschritten auf zwei oder mehr Mitarbeiter am besten in unterschiedlichen Organisationseinheiten, um Risiken besser kontrollieren und steuern zu können. 

Der Kontrollamtsdirektor führte zwar jährlich zur Zeit der Erstellung des Rechnungs-abschlusses eine sog. unvermutete Kassenprüfung durch, die jedoch wirkungslos war. (Anschein einer Kontrolle)

Je  länger Unregelmäßigkeiten andauern, umso größer ist auch die Verantwortung der Prüfinstanz Kontrollamt.

Über diese „unvermutete Kassenprüfung“ wurde im Bericht des Kontrollamtes zum Rechnungsabschluss und im  Jahresbericht des Kontrollamtes auch dem Gemeinderat berichtet.

Gleichzeitig wird auf den Bericht des Kontrollamtes zum Rechnungsabschluss 2018 hingewiesen, wo unter „Kassenprüfungen vor Ort (Stadthauptkasse)“ folgender Satz steht:

„Die internen Verrechnungszahlwege waren zum Zeitpunkt der Überprüfung ausgeglichen (Saldo Null).“

Auf welche Art und Weise festgestellt wurde, dass die internen Verrechnungszahlwege ausgeglichen waren, konnte seitens des Kontrollamtes nicht aufgeklärt werden.

Die „unangekündigte Kassenprüfung“ anlässlich des Berichtes des Kontrollamtes zum Rechnungsabschluss 2018 fand am 21. März 2019 statt. Zu diesem Zeitpunkt fehlten in der Stadtkasse bereits MEUR 1,76.

Nach dem Klagenfurter Stadtrecht ist das Kontrollamt – die interne weisungsfreie Prüfinstanz - für die Prüfung der Gebarung der Stadt zuständig.

Dabei ist diese auf ihre ziffernmäßige Richtigkeit, auf ihre Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit und Übereinstimmung mit den bestehenden Rechtsvorschriften zu überprüfen. Der Direktor des Kontrollamtes hat unter Bedachtnahme auf diese Prüfungsziele die Durchführung der Kontrolle zu bestimmen. (Risikoevaluierung bei der Festlegung von Prüffeldern)

Ergänzend dazu sind  in der Geschäftseinteilung des Magistrates unter den Aufgaben des Kontrollamtes „Kassenprüfungen“ ausdrücklich angeführt.

Im Zuge der durch die KPMG durchgeführten Schwachstellenanalyse hat sich herausgestellt, dass dem Kontrollamt das Geldtransferkonto in der Stadtkasse nicht bekannt war. Eine Prüfung ohne Kenntnis des Kontensystems ist denkunmöglich.

Das Minimum einer Kassenprüfung besteht laut KPMG aus den Bankkonten, dem Bargeld und dem Geldtransferkonto. Ohne Einbindung des Geldtransferkontos ist eine Kassenprüfung wertlos.

Der Leiter der Abteilung Rechnungswesen hat dieser unwirksamen Prüfung vertraut und sah aufgrund des Prüfungsergebnisses keinen Handlungsbedarf. Vertrauen ist eine wesentliche Grundlage jeder Zusammenarbeit, entbindet jedoch den jeweiligen Abteilungsleiter nicht von der Verpflichtung, ein entsprechendes Kontrollumfeld zu organisieren.

Der Grundsatz jedes Prüforgans muss sein: Prüfe nur etwas, was wirklich SINN macht

Darüber hinaus haben alle neun Mitarbeiter des Kontrollamtes einschließlich des Herrn Kontrollamtsdirektors eine Leseberechtigung für das Programm Rechnungswesen („New System“) und können somit jederzeit die Entwicklung der Konten und deren Plausibilität im Auge behalten.

Das ist jedoch keine Entschuldigung für den Leiter der Abteilung Rechnungswesen, der seit der Eingliederung der Stadtkasse in die Abteilung Rechnungswesen im Jahr 2000 nie die Organisationsstruktur hinterfragt bzw. evaluiert hat.

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